Si
può definire sistema di Posta Certificata una
struttura di trasmissione che prevede una
casella PEC sia per il
mittente che per il
destinatario. In caso contrario avranno
valore solo in parte le funzionalità di
certificazione previste.
Tutti i gestori di Posta Elettronica Certificata
hanno l’obbligo di registrare e
conservare per 30 mesi
tutti i principali eventi relativi ad ogni
singola trasmissione da fornire come prova da
parte degli interessati.
Subito dopo l’invio di un messaggio da una
casella PEC, si riceve dal proprio provider di
Posta Certificata una ricevuta di
accettazione che attesta l’ora esatta
di spedizione e i destinatari del messaggio.
Il gestore del mittente, inoltre, crea e
sottoscrive un messaggio, chiamato busta
di trasporto, che contiene il messaggio
originale e i dati di invio. Il messaggio
certificato viene consegnato nella casella del
destinatario, inserito nella busta di trasporto.
Effettuata la consegna, il provider del
destinatario invia una email al mittente con la
ricevuta di consegna che
attesta:
l’avvenuta consegna
la data e l’ora di consegna
il contenuto consegnato
Alla ricevuta di consegna viene allegato anche il messaggio vero e proprio (con tutta la documentazione inclusa) ed è proprio questa la prova tangibile, firmata dal gestore, di avvenuta consegna di tutto il contenuto. Questa è la caratteristica distintiva sostanziale che differenzia la PEC da tutti gli altri mezzi tradizionali per l’invio di documenti ufficiali.
certificazione immediata di: contenuto, data e ora di spedizione, autenticità della casella del mittente
immediatezza dei tempi di ricezione (si riceve un SMS quando arriva la certificazione dell’invio)
possibilità di allegare al messaggio documenti di qualsiasi formato (progetti, file audio e video)
possibilità di utilizzare immediatamente i documenti ricevuti direttamente nel formato in cui sono stati creati
nessuna perdita di tempo a fare code alle poste
taglio dei costi di spedizione, buste, lettere, francobolli, fax
eliminazione di contenitori e armadi per conservare ricevute e documenti cartacei.